Ersättningspolicy

Styrelsens ordförande och ledamöter erhåller ersättning enligt årsstämmans beslut. Arvode till arbetstagarrepresentanter utgår med 30 tkr (30) per år.

Ersättning till ledande ­befattningshavare

Ersättning till verkställande direktören beslutas av styrelsen efter förslag från ersättningskommittén bestående av Carina Andersson, Gerald Engström samt Patrik Nolåker. Ersättningar till andra ledande befattningshavare beslutas av koncernchefen efter samråd med ersättningskommittén.

Ledande befattningshavare utgörs förutom Koncernchef och Verkställande Direktör Roland Kasper av Finansdirektör Anders Ulff, Försäljningsdirektör Olle Glassel, Produkt- och teknikdirektör Martin Dahlgren, Marknadsdirektör Björn-Osvald Skandsen, Leveransdirektör Anders Gustafsson samt Förvärvs- och Fusionsdirektör Ulrika Hellman.

Ersättningssystemet ska bestå av fast lön och pension, men kan också omfatta rörlig lön och tjänsteförmåner som till exempel förmånsbil. Utöver ovanstående kan särskilda incitamentsprogram, beslutade av årsstämman, förekomma. Fast lön och förmåner ska fastställas individuellt utifrån ovanstående kriterier och respektive befattningshavares särskilda kompetens. Rörlig lön utgår efter uppfyllande av tydligt fastställda mål. Rörlig ersättning kan utgå till respektive person i koncernledningen med maximalt 40 procent av årslönen för koncernchefen och 25 procent för övriga ledande befattningshavare.

Uppsägningstid och avgångsvederlag

För övriga ledande befattningshavare, inklusive moderbolagets VD tillika koncernchef, gäller uppsägningstid enligt kollektivavtal eller som mest 12 månader från bolagets sida och 6 månader från den anställde. Inga avgångsvederlag har avtalats om för ledande befattningshavare. Avtal finns med VDar i dotterföretag om att förmåner skall utgå i 6–12 månader vid uppsägning från bolagets sida.

Pensioner

Pensionsålder för koncernchef och övriga ledande befattningshavare är 65 år. Pensionsförmåner för ledande befattningshavare erläggs inom ramen för den avtalsenliga kollektivplanen ITP samt alternativ ITP.

Internkontroll

Styrelsens rapport över internkontroll för räkenskapsåret 2021/22

Styrelsen ansvarar enligt Aktiebolagsagen och Svensk kod för Bolagsstyrning för den interna kontrollen. Denna redogörelse har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen och beskriver hur den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är organiserad. Revisionsutskottet har en väsentlig uppgift i att kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen vilket omfattar frågor om internkontroll och efterlevnad av regler, kontroll av rapporterade värden och bedömningar samt övrigt som kan påverka de finansiella rapporternas kvalitet. Den interna kontrollen har som utgångspunkt den struktur som finns i ramverket för intern kontroll, den så kallade COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) modellen.

Kontrollmiljö
Ett effektivt styrelsearbete är grunden för en god intern kontroll. Kontrollmiljön i Systemair kännetecknas av korta avstånd mellan koncernledning och de operativa enheterna. Styrelsen har fastställt ett antal grundläggande dokument för att skapa och vidmakthålla en väl fungerande kontrollmiljö av betydelse för den finansiella rapporteringen.
Däribland kan nämnas styrelsens arbetsordning, instruktion för verkställande direktören, finanspolicy och ekonomimanualer. Instruktioner och riktlinjer vad gäller den finansiella rapporteringen upprättas och uppdateras löpande av moderbolagets controllerorganisation. Inom styrelsen finns ett revisionsutskott inrättat. Det har till uppgift att säkerställa att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen och interna kontrollen efterföljs och vidareutvecklas. Vidare upprätthåller utskottet löpande relationer med bolagets revisor.
Revisionsutskottet och styrelsen har redovisnings- och revisionsfrågor som återkommande punkt på agendan vid de fyra möten då kvartalsrapporterna behandlas.

Riskbedömning
Systemairs styrelse ansvarar för att väsentliga finansiella risker samt att risker för fel i den finansiella rapporteringen identifieras och hanteras. Beträffande den finansiella rapporteringen
bedöms riskerna främst ligga i att materiella fel kan uppkomma i redovisningen av bolagets resultat och ställning. Styrelse och revisionsutskott samt ledning bedömer löpande rapporteringen från ett riskperspektiv, där jämförelser av resultat- och balansposter mot tidigare rapportering och budget är ett viktigt stöd. Vidare sker fortlöpande riskbedömningar i samband med strategisk planering, budgetering, prognostisering och förvärvsaktiviteter.

Kontrollaktiviteter
Väsentliga instruktioner och riktlinjer vad gäller den finansiella rapporteringen upprättas och uppdateras löpande av koncernens centrala controllerorganisation och finns lätt åtkomliga på koncernens intranät.
Samtliga bolag i koncernen rapporterar fem arbetsdagar efter månadens slut i ett gemensamt koncernkonsoliderings- och rapporteringssystem, vilket bland annat innebär att avvikelser och eventuella fel snabbt kan fångas upp och rättas till.
Koncernen omfattade på bokslutsdagen ett 90-tal dotterbolag som till största delen ägs direkt av moderbolaget Systemair AB. Dotterbolagen är juridiska enheter med egna fullständiga
resultat- och balansräkningar. Varje enskilt dotterbolag rapporterar månadsvis till moderbolaget där koncernkonsolidering sker.
Centrala controllers har ett direkt uppföljningsansvar för ett antal bolag, som de löpande följer och analyserar. Genomgång av utfall mot planer och mål sker kontinuerligt tillsammans med
representanter för dotterbolagen, business boards och koncernledningen.
Koncernen har för flertalet dotterbolag ett gemensamt helintegrerat affärssystem som innebär ett mycket effektivt verktyg för styrning, kontroll och uppföljning. För större beslut såsom
vid förvärv, investeringar och väsentligare avtal så finns tydliga beslutsordningar och beslutsprocesser.
Varje enhet besöks också normalt regelbundet av representanter från business boards och koncernledningen varvid den interna kontrollen och finansiella rapporteringen utvärderas löpande. 

Information och kommunikation
Verkställande Direktör tillsammans med CFO ansvarar för att all information som publiceras externt, som till exempel kvartalsrapporter, pressmeddelanden och presentationsmaterial i samband med analytikermöten, är korrekta och av god kvalitet. Bolagets revisor har bland annat till uppgift att granska redovisningsfrågor som är väsentliga för den finansiella rapporteringen samt redovisa sina iakttagelser för styrelsen.
Styrelsen erhåller månadsvis ett rapportpaket som bland annat omfattar fullständiga bokslut för varje väsentligt dotterbolag samt konsoliderat för koncernen. Vidare ingår ett antal nyckeltal och jämförande parametrar, där periodens utfall ställs mot budget och utfall föregående år.
Styrelsens arbetsordning reglerar vilka rapporter och vilken information av finansiell karaktär som löpande och till varje styrelsemöte ska presenteras.
För att skapa en medvetenhet hos koncernens medarbetare om policysoch manualer finns information tillgänglig för alla berörda på koncernens Intranät. För att säkerställa att den
externa informationen blir korrekt och fullständig har styrelsen därtill fastställt en informationspolicy.

Uppföljning
Systemair präglas av enkelhet i den juridiska och operativa strukturen samt av väl fungerande och inarbetade styr- och kontrollsystem. Styrelsen och revisionsutskottet samt koncernledningen följer upp efterlevnaden av antagna policyeroch riktlinjer. Vid varje styrelsemöte behandlas bolagets finansiella situation och inför publiceringen av kvartalsrapporter och årsredovisning går styrelsen igenom den finansiella rapporteringen.
Koncernledning och business board går månadsvis igenom resultatet för varje dotterbolag och diskuterar avvikelser mot plan med respektive dotterbolagsverkställande direktör.
I de externa revisorernas uppgift ingår att årligen övervaka den interna kontrollen i koncernföretagen. Revisorerna har löpande kontakt och rapporterar direkt till styrelsen. Under året har ett antal interna granskningar av dotterbolagen genomförts av controllerorganisationen. Detta arbete följer en standardiserad modell, där bland annat olika
betydelsefulla frågeställningar kopplade till interna riktlinjer och policys följs upp.
Arbetsformerna runt den interna granskningen vidareutvecklas kontinuerligt och en årsplan för granskningsinsatserna finns fastlagd och behandlasav styrelsen.

Intern revision
Systemair har en enkel operativ struktur med goda förutsättningar för intern kontroll. Efterlevnaden av bolagets utarbetade styr- och internkontrollsystem följs regelbundet upp av koncernens controllers. Till detta kommer också business boards och koncernledningens löpande uppföljning. Vidare finns även styrelsens kontroll och uppföljning.
Den löpande dialogen mellan bolaget och de externa revisorerna samt de kontroller som utförs av ovan nämnda instanser, bedöms för närvarande vara tillräckliga för att säkerställa att den interna kontrollen håller en god nivå.
Styrelsen utvärderar årligen behovet av internrevision och har för närvarande kommit till slutsatsen att en särskild intern granskningsfunktion inte skulle medföra någon väsentlig fördel. Bedömningen utvärderas löpande och enomprövning sker på nytt under räkenskapsåret. 

Utskott

Ersättningsutskott

Systemair AB:s styrelse har inrättat ett ersättningsutskott som fullgör de uppgifter som åligger ett ersättningsutskott enligt Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”). Enligt Koden ska utskottet bland annat följa och utvärdera program för rörliga ersättningar till bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som årsstämman beslutat om samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer. Utskottets uppgift är;

• att för styrelsen bereda frågor rörande ersättning i form av fast och rörlig lön,pension, avgångsvederlag samt eventuella övriga ersättningsformer för ledande befattningshavare
• att följa och utvärdera pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för ledande befattningshavare 
• att följa och utvärdera tillämpningen av riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer

Utskottets ledamöter utses årligen av styrelsen vid det första ordinarie styrelsemötet och ska bestå av tre ledamöter. Ingen ledamot ska delta i frågor som gäller hans eller hennes egen ersättning. Styrelsens ordförande ska vara ordförande i utskottet. Utskottet har haft ett protokollfört möte Under verksamhetsåret där samtliga Ledamöter var närvarande.

Revisionsutskott

Image removed

Utskottet har bland annat i uppgift att;

• övervaka bolagets interna kontroll, riskhantering samt internrevisioner
• hålla sig informerad om den externa revisionen 
• granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet 
• biträda vid upprättandet av förslag till beslut om revisorsval 
• övervaka den finansiella rapporteringen 
• diskutera värderingsfrågor som prövning av nedskrivningsbehov

Det är styrelsen och verkställande direktören som har ansvaret för att riktlinjerna följs och för den interna kontroll som styrelsen och verkställande direktören bedömer är nödvändiga för att tillse att riktlinjerna följs.

Valberedningen

Valberedningen ska utgöras av representanter för de tre största aktieägarna. Valberedningen ska lämna förslag till val av ordförande vid stämman, styrelse och styrelseordförande, val av revisorer i samråd med revisionsutskottet, förslag till arvode till styrelseordföranden och övriga styrelseledamöter, förslag till ersättning för utskottsarbete samt förslag till revisionsarvode. Förslagen ska presenteras vid årsstämman.

Valberedningens policy är att uppnå mångfald och jämn könsfördelning även i styrelsen och har som mångfaldspolicy tillämpat regel 4.1 i Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”) vid framtagande av sitt förslag till val av styrelseledamöter. Valberedningen anser det angeläget att bolaget fortsatt arbetar aktivt för att främja mångfald i såväl styrelsen som generellt i bolaget.